Jeszcze nie tak dawno takie pytanie mogłoby zostać uznane za prowokację. W większości organizacji planowanie czasu pracy było bowiem domeną kierowników, brygadzistów i działów personalnych. To oni tworzyli harmonogramy, ustalali obsadę zmian i decydowali o tym, kto, gdzie i kiedy będzie wykonywał swoje obowiązki.
Dziś coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna podważać ten schemat.
Nie dlatego, że kierownicy przestali być potrzebni. Powód jest znacznie bardziej prozaiczny – współczesny rynek pracy stał się zbyt skomplikowany, by skutecznie zarządzać nim wyłącznie z poziomu tabeli w Excelu.
W świecie, w którym pracownicy oczekują większej autonomii, a firmy walczą o każdego specjalistę, tradycyjne podejście do planowania czasu pracy coraz częściej przestaje wystarczać.
Największa zmiana nie dotyczy technologii
Kiedy mówi się o cyfryzacji procesów HR, większość osób automatycznie myśli o nowych systemach informatycznych, aplikacjach mobilnych czy sztucznej inteligencji. Tymczasem prawdziwa rewolucja zachodzi gdzie indziej.
Dotyczy ona sposobu myślenia o odpowiedzialności.
Model selfrosteringu zakłada, że pracownicy nie są wyłącznie odbiorcami gotowych harmonogramów. Otrzymują możliwość współtworzenia grafików i zgłaszania własnych preferencji dotyczących czasu pracy. System analizuje następnie potrzeby organizacji oraz oczekiwania zespołu, starając się znaleźć rozwiązanie korzystne dla obu stron.
To pozornie niewielka zmiana, jednak jej konsekwencje sięgają znacznie dalej niż samo planowanie zmian.
Dlaczego firmy zaczynają oddawać kontrolę?
Przez lata zarządzanie personelem opierało się na założeniu, że większa kontrola oznacza większą efektywność. Dziś coraz więcej organizacji odkrywa, że w wielu sytuacjach jest dokładnie odwrotnie.
Pracownik, który ma wpływ na własny harmonogram, zaczyna inaczej postrzegać swoją rolę. Nie jest już jedynie wykonawcą poleceń. Staje się współodpowiedzialny za funkcjonowanie zespołu.
Zmienia się także sposób podejmowania decyzji. Zamiast nieustannej walki o urlopy, zamiany zmian i indywidualne wyjątki pojawia się wspólne poszukiwanie rozwiązań, które pozwolą pogodzić potrzeby ludzi z wymaganiami biznesu.
To właśnie dlatego organizacje wdrażające selfrostering często obserwują wzrost zaangażowania pracowników. Ludzie chętniej angażują się w sprawy firmy, gdy mają poczucie, że ich głos rzeczywiście ma znaczenie.
Pracownik XXI wieku chce czegoś więcej niż pensji
Jeszcze kilkanaście lat temu wysokość wynagrodzenia była najważniejszym argumentem podczas rekrutacji. Obecnie sytuacja wygląda inaczej.
Coraz większa grupa pracowników zwraca uwagę na jakość życia, możliwość godzenia obowiązków zawodowych z prywatnymi oraz elastyczność organizacji pracy. Dla wielu kandydatów możliwość wpływania na własny grafik jest równie atrakcyjna jak dodatkowe benefity czy premie.
Dotyczy to szczególnie młodszych pokoleń, które wychowały się w świecie nieograniczonego dostępu do informacji, cyfrowych usług i możliwości personalizacji niemal każdego aspektu codzienności. Trudno oczekiwać, że osoby przyzwyczajone do samodzielnego zarządzania własnym życiem będą chciały funkcjonować w systemie opartym wyłącznie na odgórnych decyzjach.
Firmy, które dostrzegają tę zmianę odpowiednio wcześnie, zyskują istotną przewagę konkurencyjną na rynku pracy.
Zdrowsi ludzie, stabilniejsze organizacje
Korzyści wynikające z samodzielnego planowania czasu pracy nie kończą się jednak na satysfakcji pracowników.
Coraz więcej badań wskazuje, że możliwość wpływania na harmonogram pracy pozytywnie oddziałuje na zdrowie psychiczne i fizyczne. Łatwiejsze godzenie życia zawodowego z prywatnym oznacza mniej stresu, lepszą regenerację oraz większą kontrolę nad codziennym funkcjonowaniem.
Ma to bezpośrednie przełożenie na organizację. Mniej zwolnień lekarskich, niższa rotacja i większa stabilność zespołów to korzyści, które bardzo szybko zaczynają być widoczne w wynikach przedsiębiorstwa.
W praktyce okazuje się więc, że inwestycja w większą autonomię pracowników często zwraca się szybciej, niż zakładają menedżerowie.
Koniec ery grafików tworzonych na kartce
Jest jeszcze jeden aspekt, o którym rzadko mówi się w kontekście planowania czasu pracy.
W wielu organizacjach proces tworzenia harmonogramów nadal pochłania ogromne ilości czasu. Kierownicy ręcznie układają grafiki, poprawiają je po zgłoszeniach pracowników, reagują na nieobecności i nieustannie wprowadzają kolejne korekty.
To praca żmudna, powtarzalna i podatna na błędy.
Nowoczesne systemy planowania pozwalają znaczną część tych czynności zautomatyzować. Pracownicy mogą zgłaszać swoje preferencje z poziomu telefonu lub komputera, a algorytmy wspierają tworzenie harmonogramów zgodnych zarówno z potrzebami biznesowymi, jak i przepisami prawa pracy.
Dzięki temu osoby odpowiedzialne za planowanie mogą poświęcić więcej czasu na działania rzeczywiście rozwijające organizację.
Czy to rozwiązanie dla każdej firmy?
Nie istnieje uniwersalny model zarządzania personelem. Każda organizacja ma własną specyfikę, kulturę pracy i ograniczenia operacyjne.
Jednak niezależnie od branży coraz trudniej ignorować fakt, że oczekiwania pracowników uległy fundamentalnej zmianie. Ludzie chcą mieć wpływ na sposób wykonywania swojej pracy. Chcą być traktowani jak partnerzy, a nie wyłącznie element harmonogramu.
Selfrostering nie jest więc wyłącznie metodą planowania czasu pracy. To symbol szerszej zmiany zachodzącej w organizacjach – przejścia od kultury kontroli do kultury współodpowiedzialności.
A właśnie takie organizacje najczęściej okazują się najlepiej przygotowane na wyzwania przyszłości.