Zwiększona atrakcyjność na rynku pracy dzięki samodzielnemu planowaniu

Pracownicy, którzy potrafią sami ustalać swój harmonogram, są mniej podatni na stres związany z pracą. Ale jak osiągnąć taki poziom elastyczności, skoro pracownicy muszą pracować w określonych godzinach? Fundacja Sanquin rozwiązała ten problem umożliwiając pracownikom samodzielne planowanie pracy.

Stałe szanse na zatrudnienie

Zdrowie i witalność to dla Sanquin kwestie o kluczowym znaczeniu. Ta organizacja pozarządowa zajmuje się pobieraniem krwi od dawców. Jednak oprócz tego kładzie ona duży nacisk na utrzymanie atrakcyjności swoich pracowników na rynku pracy, a także swojej atrakcyjności jako pracodawcy. Aby osiągnąć wszystkie te cele, organizacja wprowadziła między innymi system planowania pozwalający pracownikom na decydowanie o czasie i miejscu pracy.

Jednak ta elastyczność jest w niektórych przypadkach mocno ograniczona. Na przykład pracownicy banku krwi muszą pracować w określonym miejscu i w ustalonych godzinach otwarcia placówki. Aby zapewnić tej grupie pracowników pewien stopień elastyczności, organizacja postanowiła wdrożyć system samodzielnego planowania pracy.

Sanquin zwróciła się więc do nas o pomoc

Zarząd Sanquin postanowił najpierw przeprowadzić program pilotażowy samodzielnego planowania. „Ale jak zorganizować pilotaż, który będzie naprawdę odpowiadał potrzebom naszej organizacji? To był nasz prawdziwy problem” – wyjaśnia Bianca Karssenberg, kierownik działu ds. Zdrowia i Witalności w Sanquin. Wtedy właśnie postanowiono wezwać na pomoc specjalistów Déhora.

Po omówieniu różnych możliwości z doradcami z Déhora, kierownictwo Sanquin zdecydowało się na taki system, który da pracownikom najwięcej swobody. Pracownicy otrzymają otwarty harmonogram, który będą mogli wspólnie uzgodnić między sobą. Wszelkie pojawiające się luki są zapełniane w drodze wzajemnego porozumienia, a w razie potrzeby do akcji wkracza planista, który może podjąć ostateczną decyzję. Karssenberg: „Ta metoda działa doskonale: teraz nasi pracownicy mają znacznie większą swobodę wyboru”.

Pilotaż programu samodzielnego planowania

Aby zapewnić bezproblemowe przeprowadzenie pilotażu powołano specjalną grupę roboczą składającą się z przedstawicieli kierownictwa i pracowników. Do nadzoru nad planowaniem i częścią finansową powołano specjalny komitet sterujący.

Wraz z przedstawicielami Sanquin doradcy Déhora zorganizowali kilka spotkań poświęconych projektowi. W rezultacie zorganizowanych zebrań członkowie grupy roboczej ustalili zasady pilotażu. Na każdym etapie doradcy wyjaśniali uczestnikom zalety i wady każdego rozwiązania.

„To było bardzo produktywne” – mówi o cyklu spotkać Karssenberg. „Doradcy postarali się o to, aby zmiany miały poparcie pracowników. Przedstawiciele kadry pracowniczej, którzy od samego początku byli zaangażowani w projekt, mogli potem wyjaśnić pozostałym pracownikom ideę samodzielnego planowania w bardzo pozytywny sposób”.

Następnie zorganizowano dla pracowników warsztat poświęcony temu jak nowa metoda planowania będzie działać w praktyce. Ponadto, specjaliści Déhora zmodyfikowali istniejące oprogramowanie planistów w taki sposób, żeby nadawało się także do samodzielnego planowania. Na samo koniec doradcy Déhora przeprowadzili ankietę satysfakcji pracowników. Efekty pilotażu można było ocenić porównując jej wyniki z badaniem wstępnym.

Dobre przyjęcie samodzielnego planowania

Zespoły biorące udział w pilotażu w placówce przystąpiły do samodzielnego planowania w listopadzie 2016 r. Nowe harmonogramy weszły w życie 1 stycznia 2017 r.

Pierwsze rezultaty wyglądają bardzo obiecująco. „Jeden z zespołów już od samego początku wykazywał duży entuzjazm” – mówi Karssenberg. „Członkowie tego zespołu skutecznie zapełnili swój harmonogram pracy bez pomocy planisty”.

Bianca Karssenberg, kierownik działu ds. Zdrowia i Witalności w Sanquin, dodaje:

„Doradztwo, jakie otrzymaliśmy podczas wstęnych spotkań okazało się niezmiernie pomocne. Konsultanci Déhora posiadają ogromną wiedzę, a oprócz tego potrafili skutecznie zaangażować pracowników w cały proces. „Było to konieczne, aby zmiany miały poparcie załogi”.