Planowana zmiana uprawnień PIP od 2026 roku: co oznaczają dla pracodawców i jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany?
Już od 1 stycznia 2026 roku mają zacząć obowiązywać przepisy, które znacząco rozszerzą kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy. Zmiany te mogą mocno wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstw – zwłaszcza tych, które opierają współpracę na umowach B2B lub innych kontraktach cywilnoprawnych.
Choć projekt nadal jest w trakcie konsultacji, kierunek zmian jest wyraźny: PIP otrzyma narzędzie do administracyjnego ustalania stosunku pracy, jeśli uzna, że sposób wykonywania zadań bardziej przypomina etat niż współpracę cywilnoprawną.
To moment, aby przyjrzeć się organizacji pracy, dokumentacji oraz ewidencji czasu pracy – zanim pierwsze decyzje zaczną wywoływać skutki finansowe nawet do kilku lat wstecz.
Co wiemy po listopadowych konsultacjach?
13 listopada 2025 r. odbyło się w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej spotkanie partnerów społecznych dotyczące projektu zmian ustawy o PIP (UD283). Ministerstwo poinformowało o trzech istotnych korektach w nowej wersji projektu:
- Decyzja ustalająca stosunek pracy będzie mogła obejmować maksymalnie trzy lata wstecz.
- Rygor natychmiastowej wykonalności decyzji inspektora będzie mógł zostać uchylony przez Głównego Inspektora Pracy albo przez sąd.
- Pojawi się odpowiedzialność odszkodowawcza za błędne decyzje inspektorów.
Co ważne, PIP ma odzyskać możliwość kierowania powództwa do sądu o ustalenie istnienia stosunku pracy. Inspektor w praktyce będzie więc miał dwa narzędzia: wydać decyzję lub skierować sprawę do sądu.
Na czym miałyby polegać nowe uprawnienia PIP?
Kluczowym elementem reformy jest możliwość wydania przez inspektora decyzji administracyjnej, która „przekształci” umowę cywilnoprawną w umowę o pracę – jeśli sposób wykonywania zadań spełnia cechy stosunku pracy.
Konsekwencje takiej decyzji mogą być dotkliwe:
- obowiązek zatrudnienia pracownika na etat,
- korekta składek ZUS i podatków nawet za kilka lat wstecz,
- dopłata ekwiwalentów urlopowych i wynagrodzeń za nadgodziny,
- krótsze terminy na zgłaszanie zastrzeżeń,
- wyższe sankcje za nieprawidłowości.
Widać więc wyraźnie, że to nie treść umowy będzie kluczowa, lecz rzeczywisty sposób organizacji pracy.
Gdzie w firmach pojawia się największe ryzyko?
- Umowy cywilnoprawne, które „wyglądają jak etat”
Ryzyko jest wysokie, jeśli:
- współpracujący ma stałe godziny i miejsce pracy,
- swoje zadania wykonuje pod kierownictwem przełożonego,
- nie ma realnej swobody w organizowaniu swojej pracy.
Im bardziej codzienność przypomina etat, tym większa szansa na zakwalifikowanie relacji jako stosunku pracy.
- Potencjalne koszty
Jeżeli PIP ustali stosunek pracy, firma może zostać obciążona:
- składkami ZUS,
- podatkiem,
- ekwiwalentami urlopowymi,
- wynagrodzeniem za nadgodziny – nawet sprzed trzech lat.
To często dziesiątki lub setki tysięcy złotych.
Jak Déhora pomaga firmom przygotować się do zmian?
Déhora Consultancy od lat specjalizuje się w organizacji czasu pracy i planowaniu grafików. W kontekście nowych przepisów ta wiedza staje się szczególnie cenna – bo właśnie w obszarze czasu pracy PIP będzie szukać pierwszych nieprawidłowości.
Self-rostering – nowoczesna metoda, która wzmacnia autonomię pracownika
Self-rostering to podejście, w którym pracownicy sami proponują terminy swojej pracy, a system dopasowuje ich preferencje do potrzeb firmy.
To rozwiązanie:
- zwiększa zaangażowanie i satysfakcję,
- porządkuje proces planowania,
- ogranicza konflikty,
- wzmacnia element autonomii – co może być istotne przy ocenie przez PIP, czy mamy do czynienia z etatem.
Déhora wspiera organizacje na każdym etapie wdrożenia: od diagnozy i szkoleń po dobór narzędzi i obsługę powdrożeniową.
Planowane nowe uprawnienia PIP nie zwiększają samych obowiązków pracodawców – te wynikają z Kodeksu pracy i pozostają niezmienne. Zmienia się jednak sposób egzekwowania tych obowiązków, ponieważ inspektorzy otrzymają narzędzia, które pozwolą szybciej i skuteczniej reagować na przypadki, w których umowy cywilnoprawne są stosowane w miejsce umowy o pracę.
Dlatego to nie zakres odpowiedzialności pracodawców ulega zmianie, lecz łatwość i tempo pociągnięcia ich do odpowiedzialności, jeśli praktyka wykonywania pracy nie odpowiada charakterowi zawartej umowy.
Firmy, które uporządkują procesy, dokumentację i sposób planowania pracy, zyskają większą pewność działania – nie tylko pod względem zgodności z prawem, lecz także operacyjnej przejrzystości.
Déhora, łącząc wiedzę organizacyjną i ekspercką praktykę w obszarze czasu pracy, pomaga przejść przez ten proces sprawnie, świadomie i z realną korzyścią dla całej organizacji.