Analiza PlanScan™ w Szpitalu

Déhora Polska przeprowadziła analizę przyjętej praktyki planowania czasu pracy personelu Bloku Operacyjnego (BO) jednego z największych pod względem liczby łóżek szpitali w Polsce. Analiza, zwana PlanScan™, “prześwietla” procesy i sposób organizacji planowania czasu pracy, dając wgląd w jego jakość i efektywność oraz możliwości optymalizacji.

Głównymi źródłami informacji były wywiady z kluczowymi osobami, wgląd w dokumenty regulujące czas pracy w szpitalu, analiza stosowanych narzędzi planowania oraz obserwacja.

Konsultant Déhory przeprowadził kilkanaście wywiadów z, między innymi, przedstawicielami Zarządu szpitala, Lekarzem Naczelnym, kierownikami działu Kadr i Płac, BO, Działu Analiz i IT, ordynatorami paru oddziałów, lekarzami i pielęgniarkami, a także przedstawicielem działającego w szpitalu ZZ.

Analizowane dokumenty objęły regulamin pracy, rozporządzenia, obwieszczenia i zawarte porozumienia, w zakresie, w którym dotyczyły czasu pracy. Szczegółowej analizie poddano grafiki pracy na BO, metodologię ich tworzenia, praktykę prowadzenia ewidencji czasu pracy, dane dotyczące absencji różnych rodzajów oraz stan zatrudnienia i rodzaje kontraktów w kontekście podaży pracy na BO.

Raport z PlanScan™ zawierał dla każdego analizowane obszaru cztery elementy: opis status quo, opis zdiagnozowanych problemów, rekomendacje oraz przewidywane korzyści dla szpitala wynikające z wdrożenia rekomendacji.

Analizowane obszary dotyczyły między innymi:

• profesjonalnego narzędzie do planowania, ewidencji i zarządzania czasem pracy
• stosowania wskaźników planowania czasu pracy zwanych przez analogię do KPIs – Plan Performance Indicators
• harmonizacji strategicznych celów szpitala z celami realizowanymi przy planowaniu czasu pracy
• oceny aktualnej praktyki planowania czasu pracy przez grafikowany personel oraz jego oczekiwań i potrzeb w odniesieniu do równowagi praca-życie prywatne
• cyklicznej oceny jakość planowania oraz posiadania na bieżąco wglądu w efektywność planowania czasu pracy na BO dla dowolnie wybranej grupy/kategorii pracowników, w dowolnie wybranym przedziale czasu, wedle wybranych wskaźników efektywności
• przepływu informacji oraz harmonizacji organizacji pracy na BO oraz na oddziałach bezpośrednio z BO współpracujących
• salda obsady i form zatrudnienia osób pracujących na BO
• komunikacji kierownictwa szpitala z pracownikami
• przestrzegania zasad ergonomii czasu pracy, zwłaszcza tych dotyczących długości trwania zmiany, odpoczynku dobowego i przerw w pracy.

Sformułowano kilkanaście rekomendacji oraz określono jakościowo i – tam gdzie było to możliwe, również ilościowo zyski dla szpitala, jakich można się spodziewać w konsekwencji wdrożenia rekomendacji.