Większa produktywność i mniej zamieszania dzięki samodzielnemu planowaniu

Firma NedTrain od ponad 150 lat zajmuje się konserwacją, naprawą, czyszczeniem i remontowaniem taboru kolejowego. Przedsiębiorstwo posiada ponad trzydzieści placówek strategicznie rozmieszczonych w obrębie holenderskiej sieci kolejowej i obsługuje tabor swoich klientów 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Planowanie czasu pracy w NedTrain to skomplikowana układanka

W punkcie Binckhorst wykonuje się czyszczenie pociągów wewnątrz i na zewnątrz, a także drobne prace konserwacyjne. Placówka Binckhorst zatrudnia ok. 45 osób w trzech zespołach. Ponieważ w ciągu dnia pociągi wożą pasażerów, większość prac konserwacyjnych wykonuje się w nocy. Co więcej, zapotrzebowanie na pracę w poszczególne noce podlega znacznym wahaniom. To sprawia, że planowanie czasu pracy w tym przedsiębiorstwie jest skomplikowaną układanką.

Celem NedTrain było uproszczenie planów pracy

W zastanej sytuacji co chwila trzeba było wprowadzać nieplanowane zmiany. Nagłe modyfikacje harmonogramu były często uciążliwe dla kadry. Dlatego pracownicy NedTrain zwrócili się do swojego pracodawcy z prośbą o uporządkowanie swoich harmonogramów tak, aby wprowadzić lepszą równowagę między życiem zawodowym a osobistym. Ponadto, wielu pracowników miało własne oczekiwania, np. niektórzy preferowali zmiany nocne, inni zaś chcieli pracować tyko w weekendy. Uwzględnienie wszystkich tych żądań sprawiało, że planowanie pracy było niezwykle trudnym zadaniem.

Dodatkowym utrudnieniem były znaczne wahania w zapotrzebowaniu na pracę w ciągu doby. Dlatego właśnie firma NedTrain była zainteresowana lepszym dopasowaniem poziomu zatrudnienia do faktycznego nakładu pracy tak, aby pracownicy „pracowali tylko wtedy, gdy jest praca do wykonania”.

Wdrożenie samodzielnego planowania czasu pracy

Z pomocą ekspertów Déhora podjęto decyzję o wprowadzeniu samodzielnego planowania dla pracowników NedTrain. Ten sprawdzony szwedzki system planowania czasu pracy zasadza się na tym, że wszyscy pracownicy odpowiadają za zapewnienie, że właściwe osoby pracują o właściwym czasie. Pracownicy mogą samodzielnie wprowadzać swoje indywidualne preferencje, a następnie przydzielać zmiany pomiędzy sobą – pod warunkiem, że w każdym czasie zapewniona będzie obecność osób z wymaganymi kompetencjami.

W oparciu na tych podstawach przydziela się następnie zadania pracownikom. Ponadto, stale prowadzone są analizy optymalnego stanu zasobów ludzkich dla różnych okresów czasu w tygodniu, co pozwala na wprowadzanie koniecznych modyfikacji.

Zalety samodzielnego planowania czasu pracy

Dzięki samodzielnemu planowaniu pracownicy wykonują każdego dnia więcej prac konserwacyjnych, co pozytywnie wpływa na wydajność. Ponadto planowanie czasu pracy stało się znacznie mniej chaotyczne. Nieplanowane zmiany w harmonogramach ograniczono prawie do zera. Poprawiono także stan równowagi pomiędzy czasem pracy pracowników, a ich życiem osobistym. Dzięki wprowadzonym zmianom, pracownicy w 90-95% przypadków pracują na takich zmianach, jakie sami sobie wybrali.